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仕事が忙しすぎるときに実践すべき8つのこと|思考・習慣まとめ

仕事が忙しすぎてパンクすることって、たまにありますよね。

特にベンチャー色が強い会社だとすぐに新しいプロジェクトが始まるので、「気付いたら手が付けられないレベルで炎上していた…」って現象が発生します。

デンジ

自分もまさに今、仕事が多すぎて炎上している状態…

今回は良い機会なので、「仕事が忙しすぎるときにどう動くか」について、自分がいつも実践している行動・思考・習慣をまとめながら解説していきます。

まずは落ち着く

格闘サラリーマン

まずは落ち着きましょう。焦った気持ちのまま走り出しても仕事は終わらないし、パフォーマンスも上がりません。冷静な状態を取り戻すことが第一にやるべきことです。

焦りの気持ちを抱えたまま仕事をすると、、、

  1. 焦りの気持ちを抑えられない
  2. 正常な思考ができなくなる
  3. タスクの優先順位が決められなくなる
  4. いつまでも重要なタスクが終わらない

…というような悪循環が生まれてしまいます。

まずは「普段の自分」を取り戻すことから始めましょう。

デンジ

いつまでたっても忙しい人は、焦りの気持ちを抱えたまま猪突猛進していることが多い気がします。一度冷静になってみて、「今やるべきことは何か?」を自問自答するのがおすすめ。

手持ちのタスクをすべて棚卸しする

TODOリストを記入

冷静な気持ちを取り戻したら、次は手持ちのタスクをすべて棚卸ししましょう。

タスクの棚卸しとは、手持ちのやることリストを「見える化」することです。

小さなものから大きなものまで、まずは今抱えている仕事をすべて一覧できる状態にもっていきます。

タスク整理はなぜ必要?

仕事が忙しすぎるときは膨大なタスクに混乱して本来の目標を見失いがち。あらゆるタスクを書き出してから整理すると、本来の目標・今やるべきことが明確になります。

デンジ

優先度や時間などはひとまず考えないでOK。整理整頓はこのあとにガッツリやります。

優先順位を厳しく決める

TODOリストを持つ男女

手持ちのタスクを全部出したら、次は優先順位を決めていきます。

「忙しすぎる」=「やることが多すぎる」

…なので、要は優先度の高いタスクが多すぎる状態なんですよね。

やることリストに入れたタスクが溢れて大洪水が起きているようなもの。この状態で走り出したら、何を重視して行動すればいいのか分からなくなります。

デンジ

「優先順位が全部高い」は、何も優先していないのと同じ。現在の状況を踏まえて、もう一度優先度の引き直しをします。

ここで重要なのは、優先順位を厳しく決めるということ。

「頑張れば全部できるだろう」と考えるのは悪いクセで、ときには不要なタスクをバッサリと切る覚悟も必要です。

絶対に自分がやらなければいけないこと以外は不要なタスクなので、まずは重要なタスクを完了させることに注力したほうが良いです。

削除候補のタスク例

  • 実はやらなくても困らないタスク
  • 人に頼むことで解決できるタスク
  • 後回しにしても大丈夫なタスク

デンジ

厳しい基準でタスクを削ぎ落していけば、やることリストがだいぶスッキリするはず!

タスクの棚卸しと優先順位が決まったら、残った重要タスクを、いつ・どこで・どのようにやるかを設定しましょう。

重要なタスクほど具体的な内容にしてスケジュールに組み込むのがコツ。

「あとはやるだけ!」という状態を作ったら、ひたすら進んでいくだけです。

できないことはできないと伝える

NOの看板

優先順位を決めるのと同時並行でやりたいのが、削除したタスクの処理。もともとの納期から少しでも遅れそうな場合は、関係各所に事前に連絡しておきましょう。

「ギリギリいけるかも…!」って感じで結局遅れるよりは、「〇〇の理由で遅れるかもしれません。申し訳ありません。」と伝えておくほうが印象が良いです。

デンジ

何も考えずに「全部できます!頑張ります!」と言う人は、作業工数の計算が苦手なお調子者です。全部できる前提で考えず、トラブルが起きても対応できる、余裕のあるスケジュールを組みましょう。

ギュウギュウに詰め込んだスケジュールだと、一つのミスで途端に全てが崩れるもの。

明らかに無理なことが分かっている場合は、重要タスク以外を切り捨てていく勇気も必要になります。

仕事を安請け合いしない

書類の山に埋もれる男性

忙しすぎるときは、新しい仕事を極力引き受けないようにしましょう。

不思議なことに、忙しいときに限ってポンポンと新しい仕事が舞い込んでくるもんなんですよね。

タスクを捨てるのも大事ですが、余計なタスクが入ってこないようにバリアを張っておくことも大切です。

  • 「もっとみんなの役に立ちたい」
  • 「必要とされているから頑張りたい」

その気持ちはとても立派ですが、自分が無理をしないと片付かない仕事量の場合は、もうすでにキャパオーバーしています。

「承知しました!あとでやっておきます~^^」

何も考えずに返事したこの言葉が、のちにどれだけ自分を苦しめるか…。

「優先度が低いから、暇になったときにやろう」と決めたタスクは、結局いつまでも手を付けないことがほとんど。

頼まれた仕事を二つ返事でOKせず、一旦持ち帰ってからやる・やらないを厳しい基準で決めましょう。

デンジ

自分で決めた優先順位を崩さずに、ひたすら優先タスクに集中できるかがカギです。

シングルタスクを意識して行動する

一点集中

シングルタスクとは、目の前のタスクただ一つにひたすら集中する方法のこと。忙しいときはいろいろな困難が同時に流れ込んでくるので、常に一点だけを見つめてタスクを終わらせるようにしましょう。

忙しくてテンパっている状態のときは、つい複数の作業を同時並行で進めて、仕事をやっている気になってしまいがち。

焦っていると周りの雑音や不安が心にスッと入ってきて、集中力を削がれてしまうことが多いのです。

  • 作業に集中しやすい朝の時間を活用
  • 連絡ツールの通知は全てオフに
  • 作業に関係のないウインドウは閉じる

…などなど、一つの作業に集中するための環境作りと習慣化を普段からやっておくと楽!

緊急時でもタスクを一つずつ確実片付けられるように、シングルタスクを常に意識して行動するのがベストです。

こちらの記事で詳しく解説

シングルタスクって何?実践して得られるメリットと活用法を伝授

デンジ

「優先度とルールを決めて、一つずつタスクをこなす…」それ以外に解決の道はないです。焦らずコツコツ積んでいきましょう。

睡眠時間は絶対に削らない

睡眠

「時間がないときは寝なければOK」と考える人が一定数いますが、忙しいときこそたくさん寝るのが鉄則。忙しすぎるときは必然的に働く時間が増えるので、積極的に睡眠・休息をとって、常に脳をクリアにしておく必要があるのです。

睡眠不足が続くと、深刻なレベルでパフォーマンスが下がります。

判断能力が低下するし、作業効率は悪くなるし、単純なミスも目立つようになるし、常にイライラするし…とまさに良いことなし。

「たくさん寝て、出来るかぎり疲労を回復し、忙しい日常に備える」のが唯一の正解です。

デンジ

削るべき時間は睡眠時間以外にもたくさんあるはず。寝不足は精神にも異常をきたすので、睡眠・休息の時間は先にスケジュールで予約しておきましょう。

忙しすぎる状態を普通にしない

難易度選択と扉

長期間忙しい状態が続くと、「忙しい自分に酔っている感覚」に陥ることがあります。

  • 「朝早く来てやればいっかー」
  • 「今日も終電までフルで頑張るぞ」
  • 「土日も働いて取り戻すか」
  • 「毎日忙しく働いている俺はえらい!」

「忙しくても自分が無理をすれば大丈夫」という考えになってしまうと、常に忙しい状態が終わらないループ状態になってしまいます。

当然長くこの状態が続けば疲弊するし、生産性も徐々に下がっていきます。

忙しすぎる緊急事態の場合はいいとして、「この状態を続けないようにするにはどうすればよいか」という点も一緒に考えましょう。

デンジ

一度仕事がパンクしたら、その状態を普通にしないこと。反省・改善・再発防止は必ずセットで行います。
  • 仕事の進め方に問題があるなら、改善のヒントを探る
  • チームの連携が取れていないなら、上手く回るような方法を考える
  • 人が足りないなら、採用の打診をしてもらう
  • どうしようもないなら、転職を考える

などなど、色々な選択肢が考えられるはず。

きちんと原因を究明できれば、その後の改善もしやすくなります。

一つの考えだけにとらわれず、あらゆる選択肢の中から柔軟に方法を考えてみるのがおすすめです。

仕事が忙しすぎるときこそ冷静に対処

画面内でデータを探す女性

今回は仕事が忙しすぎるときに実践すべき行動について解説しました。

会社にもよるけど、社会人だと基本的には忙しいことが多いですよね。

ただ忙しさにも種類があって、自分で改善できる忙しさとそうでないものがあると思っています。

デンジ

自分の範囲で改善できることは全部やる。どうしようもないなら環境を変える。どちらにせよ、自分の頭で考えて行動することが大事だと考えています。